Organizar los Documentos

ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS LEGALES DE LA ORGANIZACIÓN

                                     

INTRODUCCIÓN

Desde el comienzo de los tiempos, el hombre ha tenido la necesidad de organizar su información. Los primeros documentos fueron tallados en piedra y en madera, con algún tipo de cincel, en este tipo de documento se plasmaban las recolectas de la cosecha y la administración de los alimentos según los pobladores que estuvieran en la comunidad, los primeros documentos eran guardados en lugares especiales donde reposaban por años, a medida que el hombre evolucionó y el papiro apareció –hablando exactamente del antiguo Egipto- ahora los documentos podrían ser guardados por mayor tiempo a pesar de que debían renovarse cada tanto ya que al utilizar tinta está se corría.

Siguiendo en la línea de la evolución al surgir el papel y la impresora, el archivo de documentos se hizo más sencillo y su conservación más duradera, por consiguiente las empresas tomaron más en cuenta la gestión documental haciendo de esta un pilar fundamental de la misma, la era de información a fines de los años 1990 todos los documentos se recolectaban y almacenaban con el fin de conservarlos. En la actualidad los nuevos desarrollos exponenciales de la información y las nuevas herramientas tecnológicas provoco un aumento de los documentos digitales, con ello también se expandió el crecimiento de los documentos en papel.

Gracias a esto los documentos se han vuelto un potencial para las grandes empresas ya que no solo permite que estas organizaciones manejen sus archivos de manera correcta sino que además permite que no haya ningún problema en cuanto a la documentación. A través del tiempo la necesidad de mantener estos documentos de manera organizada es más compleja. Por lo tanto, para el hombre es fundamental contar con una gestión documental ya que a mayor crecimiento de información es más la necesidad de mantener estos documentos archivados y organizados en sus respectivas gavetas para evitar alguna pérdida importante o un mal manejo de los archivos que den paso a una gran crisis empresarial. 

OBJETIVO GENERAL

Administrar los archivos de la organización teniendo en cuenta las normas vigentes y cada una de las técnicas de conservación de los archivos utilizando medios tecnológicos según el tipo de soporte ya sea papel o electrónico. 

                                

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Consultar la norma vigente tanto nacional como de la organización en los casos que sea necesario 
• Conservar los soportes (papel o electrónicos) según los principios archivísticos 
• Tener en cuenta las normas gramaticales para el despacho de los documentos dentro de la organización 
• Utilizar los medios tecnológicos para cada una de las funciones archivísticas que así lo requieran 
• Hacer la recepción de todos los soportes teniendo en cuenta las normas institucionales
• Administrar de manera responsable los documentos basándose en el código de ética archivístico 

ALCANCE

Gestionar la documentación, es una de las actividades más importantes en una organización, por lo tanto, es vital conocer y practicar cada uno de los procesos documentales teniendo en cuenta las Normas Legales Vigentes. Esto fomenta los principios archivísticos en cada aprendiz, teniendo la capacidad de acatarlos y ponerlos en práctica.

El presente proyecto, permite explorar cada fase del proceso archivista, elaborando y procesando sus distintas etapas: elaborar, clasificar, ordenar y archivar la documentación en la empresa, teniendo en cuenta el Acuerdo 060 y los diferentes Decretos y Normas establecidos por el Archivo General de la Nación (AGN), para la buena gestión de los documentos, de igual manera, se comprenden las pautas para la radiación, conservación y consulta de los mismos integrando los recursos tecnológicos, que facilitan el procesos administrativos en las organizaciones.

MARCO LEGAL  

N°	LEY / ACUERDO	FINALIDAD	CARACTERÍSTICAS	APLICABILIDAD SOCIAL
1	Acuerdo 42 de 2002 (octubre,31)	Establecer los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades p públicas y privadas que cumplen funciones públicas regulando el inventario único Documental.	Establece criterios específicos a las entidades del estado y sus diferentes niveles de organización administrativa referente a su gestión de archivos. Las áreas administrativas se encargan del cumplimiento y cuidado del archivo controlando su manejo, el resto, el jefe de área se hace responsable de  que se cumpla la organización, consulta, conservación, y custodio a del archivo e gestión.	Mantener en orden todos los formatos y documentos originales que ayudaran a encontrar más fácil la información requerida Si se cuidan los documentos es más fácil que en entrevistas o necesidad de documentos formales, mejore la efectividad de la entrega
2	Acuerdo 49 de 2000 (mayo, 5)	Condiciones de edificios y locales destinados a los archivos	La organización de los documentos y conservación de los mismos dependen del lugar donde se guarden.  Especificaciones generales y detalladas de como tienen que ser los locales teniendo en cuenta las características para prevenir problemas arquitectónicos	Al crear una estructura donde se manejara archivos y que sea para una nueva empresa u otra entidad, se cuidará que su estructura cumpla con los parámetros y nos ayude a no perder ni dañar los documentos por deterioro, moho, eliminación etc.
3	Acuerdo 11 de 1996	Establecer criterios de conservación y organización de los documentos	Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental. Velar por la conservación, incrementación y difusión del patrimonio documental. Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental.	Implicará tener en cuenta y reconocer cada documento como un importante material fundamental para una persona natural o jurídica que requiera esta información ya que es de vital importancia y teniendo en cuenta que debe ser guardada de forma especial
4	Ley 23 de 1982	Conocer las pautas y recomendaciones dispuestas por la ley para establecer el derecho de autor	Objeto el derecho de autor Criterios de protección Obras protegidas Sujetos del derecho de autor Derecho moral Derechos patrimoniales	Implica el saber exponer la ideas ajenas dando los méritos que corresponden al autor de quien se está usando el escrito
5	Acuerdo 50 del 2000	Establecer los reglamentos para la conservación del documento y la prevención del deterioro de los mismos en el archivo y en situaciones de riesgos	Daños producidos por la humedad, incendio, robo o vandalismo. Desastres naturales como terremotos, huracanes, deslizamientos etc. Evaluación y validación de las amenazas para crear planes de prevención.	Es importante cuidar la documentación para su posterior consulta, teniendo en cuenta que la gestión documental facilita los procesos de la humanidad, de igual forma, los documentos sirven como comprobantes de sucesos asesoran la toma de decisiones.
6	Acuerdo 056 de 2000 (05 de julio)	En concordancia con los decretos establecidos en este acuerdo; la finalidad del mismo es; dar a conocer las situaciones específicas en la que se da la consulta de documentos públicos, bajo que términos y condiciones.	Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos, salvo los casos establecidos por la ley. Para consultar archivos históricos es necesario radicar un carnet que acreditara al investigador.	Solicitud de información personal o legal en alguna entidad del Estado, ya sea Registraría, Fiscalía etc.

  

GESTIÓN DOCUMENTAL

Un sistema de gestión documental permite a una empresa u organización la creación de contenidos, la colaboración de equipos, preservar documentos, generar flujos de control, agilizar la búsqueda de documentos, versionar documentos, gestionar el acceso a la información entre otras cosas. 

Este tipo de aplicaciones permiten a las empresas ganar en rapidez y eficiencia a la hora de buscar documentos, almacenarlos y generar nuevos contenidos.

La definición más acertada que se podría dar de un sistema de gestión documental sería que aquellos sistemas informáticos creados para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla. 

¿Para qué sirve?

La gestión documental es un medio para compartir, distribuir, y gestionar la documentación de una empresa en formato digital, contribuyendo así a lo siguiente: 

• Mejorar la gestión de la información 
• Automatizar procesos 
•  Reducir costos, tiempo y espacio 

Ventajas

• Rapidez y acceso inmediato 
• Acceso instantáneo a toda la documentación 
• Reducción de tiempo, consultas y tareas de archivos 
• Ahorro material 
• Seguridad y fiabilidad 
• Ahorro de espacio físico 
• Información compartida entre diferentes usuarios 
• Fácil y rápida distribución o envío de documentos 
• Control total sobre la documentación e información 
• Eliminación de desplazamiento 

Desventajas

•  Factor económico, la aplicación de este tipo de sistemas conlleva una inversión monetaria importante. 
• Las personas no autorizadas pueden acceder ilícitamente a los datos sensibles en una computadora o un servidor si los protocolos de seguridad están por debajo del nivel aceptable. 
• Riesgo de violar alguna ley u otros reglamentos de trasabilidad y resguardo de la información 
• Hay que definir lo planes de redundancia (es decir, siempre hay que almacenar la información e servidor de respaldo secundario que esté ubicado a distancia) para poder recuperar los datos en caso de robo, incendio o inundación. 

Importancia

Es importante la gestión documental aunque a primera vista puede parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para las empresas. Sin embargo, las ventajas que este aporta nis muestra que es un gran beneficio obtener un programa de gestión documental, en los que todos los documentos de las empresas estén controlados y centralizados.

En la actualidad la mayoria de empresas deben trabajar una gran cantidad de documemtación, con el fin de poder gestionar la gran cantidad de documentación e información. Es un aventaja muy importante contar con un sistema de gestión documental eficiente que permita un facil almacenamiento y busqueda rapida junto con instalaciones de recuperaciones eficientes. 

Otro beneficio importante de la gestión documental esta en la personalización y seguridad de los datos críticos en los documentos o en cualquier otra forma de información. Por ello, la gestión documental es de suma importancia para las empresas sobrecargadas de documentación y siempre buscan de manera mas eficiente y rentable gestionar sus tramites y hacer la gestión mas flexible.

     

PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Los procesos de gestión documental existen en todas las empresas que manejen un programa de gestión documental, para llevar a cabo este proceso es necesario acatar los siguientes pasos los cuales van ligados estrechamente.

• Planeación: diseño y creación de formas y formularios para el registro de cada documento en el sistema de gestión documental 

                 

• Producción: estudio minucioso de los documentos buscando su finalidad 

                               
               

• Gestión y tramite: acciones necesarias para la consulta de los documentos, el control y seguimiento de los mismos 

                      

• Organización: clasificación y ubicación del documento en un lugar especifico 

                        

• Transferencia: documentos enviados a otras dependencias durante la etapa de archivo, validando la información allí contenida 

                 

• Disposición de documentos: consideración de conservación de los documentos o descarte de los mismos según su ciclo vital 

                 

• Preservación a largo plazo: mecanismo utilizados para prolongar el ciclo de vida de los documentos debido a su importancia independientemente del tipo de soporte 

                  

• Valoración: revisión continua por la cual se determina la permanencia de cada documento en cada dependencia y su finalidad 

                 

CICLO VITAL

El ciclo vital de los documentos son las etapas por las que pasa dicho documento desde su creación hasta su valor final, ya sea conservación o desecho. Fue planteada en 1947 por una comisión norteamericana al ver la cantidad de información que los saturaba, clasificando la utilidad de los documentos en valores primarios y secundarios.

• Valores primarios: legales, financieros, administrativos, fiscales y técnicos que cumple el documento. 
• Valores secundarios: históricos, científicos, culturales e investigativos. 

IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

“Gestión de documentos es la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas. “ (Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, Título V) 

Un Programa de Gestión Documental (PGD) se implementa con el fin de procesar, manejar y organizar los archivos durante todo su ciclo vital, para facilitar su consulta y utilización. 

Para una correcta implementación de un PGD es necesarios tener en cuenta los siguientes aspectos: 

• Aplicar paso a paso los criterios descritos en el artículo 6 del decreto 2609 de 2012 
• Contar con profesionales calificados en las funciones archivísticas 
• Establecer una metodología de planeación del PGD que defina los objetivos, el alcance e identifique los riesgos que este puede conllevar a corto, mediano y largo plazo 
• Controlar y evaluar frecuentemente cada uno de los proceso realizados dentro del PGD 

Un PGD debe obedecer a una estructura específica la cuál es: 

• Caratula: la cual debe contener el nombre del PGD, nombre de la entidad, fecha de aprobación, fecha de vigencia, versión del documento, responsable y encargado del PGD y por último fecha de publicación. 
• Cuerpo y contenido: debe contener una introducción (importancia del PGD para la empresa, el valor de los documentos y relacione el PGD con la misión, objetivos y metas estratégicas de la empresa), el alcance del PGD (formule las metas a corto, mediano y largo plazo que pretende alcanzar con el PGD, las áreas responsables de lo anterior, los tipos de soporte que utiliza la empresa y por ultimo defina como se ejecutará el control del PGD), publico al que va dirigido, normatividad y todo lo relacionado al PGD 
• Anexos: diagnostico del PGD utilizando la matriz DOFA, un cronograma de implementación, el presupuesto anual que requiere el PGD 

A continuación un ejemplo de PGD

https://drive.google.com/open?id=0B87CpMhRQjJzRmVfZXdDU3lwWFE

RECEPCIÓN Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

ARTICULO DÉCIMO: Comunicaciones oficiales recibidas: Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo.

PARÁGRAFO: Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir.

ARTICULO DÉCIMO PRIMERO: Comunicaciones oficiales enviadas: Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales.

ARTICULO DÉCIMO SEGUNDO: Comunicaciones oficiales vía fax: Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración.

Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.

ARTICULO DÉCIMO TERCERO: Comunicaciones oficiales por correo electrónico: Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.


          

FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS

La foliación es el proceso en el que se enumeran los folios (hojas), para este proceso es necesaria la utilización de un lápiz de mina negra tipo HB o B.

Procedimiento

• No se deben omitir números durante la foliación

• Se permite la foliación con sólo el uso de números 

• Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara del folio 

• El número debe ser legible y sin ninguna enmendadura y sin altear sellos o membretes 

• No se debe escribir con trazo fuerte ya que eso imposibilitaría la corrección del documento 

• No se folian ni las pastas ni las hojas-guarda blanco 

• En el área de notas del instrumento de control se debe dejar constancia de las características del documento como tamaño, color, título, asunto, fechas etc. 

• Los anexos impresos como folletos, boletines etc., pequeños documentos adheridos a una hoja o fotografías serán foliados de acuerdo a como vaya la numeración y se dejará constancia de esto en el documento de control

• Las radiografías o negativos serán colocados en un sobre de protección el cual también se debe foliar 

• Si existen errores en la foliación esta se anulará con una línea oblicua, evitando los tachones 

• La foliación es previa al empaste 

• No se folian los soportes diferentes al papel 

                                    

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA 

Es la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.

Ordenación documental 

Este documento muestra la importancia del proceso de ordenación documental dentro de la organización archivística, su relación estrecha y con el proceso de descripción que le precede.

SISTEMAS DE ARCHIVOS 

Alfabético

Este sistema de Archivo, la documentación correspondiente a cada asunto, se agrupa alrededor de los nombres de las personas físicas o morales cuyos nombres son, en este caso, el factor o elemento preponderante. De tal manera, cada expediente se forma con los documentos que se refieren a las personas físicas o morales  

                

Geográfico

Archivo geográfico, es la organización de los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su localización, es decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabético.

este sistema es similar al alfabético nominativo (personas naturales y jurídicas), porque la clasificación final se hace también por nombres de individuos o empresas.

Todo archivo geográfico consta de dos elementos importantes:

• Un archivo principal: Se ordena alfabéticamente por países, estados o territorios, zonas, direcciones, etc., y puede organizarse de la siguiente forma
• Con guías alfabéticas y con guías de divisiones geográficas o políticas
• Con solo guías de divisiones geográficas o políticas
• Un tarjetero o fichero: puede ser
•  Auxiliar: Se ordena alfabéticamente con los nombres de los corresponsales.
• Principal: También encontramos el archivo geográfico de tarjetas, Por ejemplo, una editorial internacional puede mantener el registro de sus clientes organizado por territorio; en este caso sería conveniente tener una lista, alfabética, separada o un tarjetero de los nombres que se han organizado geográficamente
•  Un mapa, una guía, un viso control, etc: Sirven para indicar la localización de la clientela, ya sea geográficamente o por zonas o direcciones.

                          

Numérico

Para archivos de correspondencia y tarjetas se utiliza el sistema numérico y es muy utilizado por las diferentes entidades por su alto grado de confidencialidad y fácil expansión.

Los componentes del sistema numérico se componen por cuatro partes básicas:

• Al archivo principal
•  El archivo misceláneo alfanumérico
• El tarjetero índice
• El registro de números asignados

El en archivo principal solo se mantiene las carpetas individuales de los corresponsales de los archivos

El archivo misceláneo alfabético se conservan todos los documentos de los corresponsales pasivos hasta que se conviertan en activos, se transforman o se dispongan de ellos.

                        

                           

Cronológico

En este método priva el tiempo como factor del ordenamiento de los expedientes que contienen documentación agrupada en años, meses y días. También se emplea como una agenda para tener presentes los asuntos en una fecha determinada, por algún trámite que deba verificarse en aquella:

En los archivos existe parte de la documentación que debe manejarse cronológicamente, por representar actividades realizadas en determinados periodos de tiempo, que son la determinante de su formación y de su consulta.

El empleo como agenda, requiere la colocación de los documentos, o bien de una copia minuta, en la fecha previamente fijada.

En ambos casos, se requiere del uso de guías divisionarias para señalar el año (aun cuando este puede hacerse contener en el Marbete de las Gavetas o en las cajas archivadoras), los meses y los días.

La guía principal se destinará al año, o bien al mes, y las auxiliares a los treinta y un días.

          

Por asunto

Este sistema de clasificación de los documentos se hace por su contenido, es decir, por el asunto del que se trate. Se emplean guías divisionarias principalmente para los asuntos que, como tales, se consideran como una división en conjunto.

Por ejemplo, los principales encabezamientos de un archivo por asunto en una tienda de muebles podrían ser aparatos de uso doméstico, muebles de alcoba, muebles de comedor etc. Los encabezamientos principales en parte de un archivo de asunto de compañía de seguros podrían ser cambios, cobros, costos, seguros contra choques etc. 

                                           

SERVICIOS POSTALES

DECRETO 229 de 1995

Artículo 1: Definición de servicios postales, se entiende por servicios postales, el servicio público de recepción

Artículo 2: Envío de correspondencia y otros objetos postales, cartas, tarjetas postales, aerogramas, facturas, extractos de cuentas, recibos de toda clase e impresos.

Artículo 3: Servicio de correos, prestación de los servicios de giros postales y telegráficos, así como el recibo, clasificación y entrega de envíos de correspondencia y otros objetos postales.

Artículo 5: Servicios especiales y financieros de correos, estarán a cargo de los concesionarios de los servicios de correos y comprenden los servicios tradicionales de correo recomendado o certificado, asegurado, de entrega inmediata, de correo expreso.

Garantía de los servicios postales

• Las autoridades de la República darán las garantías y auxilios necesarios que requieran las entidades prestatarias de los servicios postales. 
• La correspondencia del servicio postal implica que dentro del territorio nacional, esta puede circular libremente sin que pueda ser verificar la calidad y eficiencia de los servicios. 
• Inviolabilidad de la correspondencia 
• No constituye violación a las garantías del servicio postal, la interceptación originada por mandato de autoridad judicial y la intervención. 

Artículo 18: Habla que todos los términos licencias serán otorgadas por un término de cinco (5) años, prorrogables por un lapso igual al inicial.

Artículo 21: Las empresas concesionarias y licenciatarias de los servicios postales deberán divulgar sus tarifas y condiciones de los servicios.

Responsabilidades

Artículo 27: El servicio postal quedará exento de toda responsabilidad por perdida.

Artículo 32: Los envíos postales pertenecerán al remitente hasta cuando no hayan sido entregados al destinatario.

Artículo 33: Los usuarios de los servicios de correos tendrán derecho a la devolución de los envíos cuando estos no puedan ser entregados a su destinatario.

Control y vigilancia

Artículo 36: El Ministerio de Comunicaciones llevará un registro público de todas las personas naturales y jurídicas autorizadas para prestar los servicios postales. Cualquier cambio en las características esenciales de la concesión o licencia requerirá de autorización previa del Ministerio de Comunicaciones.

Sanciones

Artículo 37: Ninguna persona natural o jurídica podrá prestar servicios postales sin haber obtenido previamente la concesión, por contrato o licencia, otorgada por el Ministerio de Comunicaciones.

Artículo 39: Cuando el Ministerio de Comunicaciones establezca la existencia de Empresas de Transporte Terrestre o Aéreo que presten servicios postales sin el correspondiente contrato o licencia, procederá a demandar del Ministerio de Transporte o al Departamento Administrativo de Aeronáutica Civil, respectivamente, la aplicación de las sanciones que correspondan de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

             

PROCEDIMIENTOS PARA LA CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS 

El Articulo 27 de la Norma 594, establece las pautas para la Consulta y el Acceso a los documentos, así mismo, el Acuerdo 060 del 2000, establece los mecanismos y lineamientos para realizar las acciones relacionadas con este, suponemos que la empresa CREPES & WAFFLES, utiliza estos formatos en sus procesos, el paso a paso es el siguiente:

1. Recibir la Solicitud de Consulta: Por medio del formato GDC-FO-05 Consulta de                   documentos, el cual es obligatorio al momento del requerimiento.

2. Revisión y Verificación del formato: Este debe estar diligenciado correctamente con la           información allí sugerida, en caso de haber irregularidades se cancelará la solicitud y             se notificará al solicitante.

3. Recibir la autorización de consulta: En esta etapa el solicitante recibe una autorización         que lo acredita para acceder al documento, en caso de ser reservado, este debe                   presentar una solicitud a la oficina productora, si no es presentado se cancela la                   solicitud.

4. Consulta del Inventario: Se revisa y verifica en los inventarios centrales ya sea                     electrónico o físico la existencia del documento solicitado, de no encontrarse, se le                informa al solicitante.

5. Préstamo del Documento: 

• Consulta en la sala: hace entrega para su consulta, en caso de necesitar copias, estas deben ser tramitadas por el archivador de encargado de Gestión Documental y el costo lo asumirá el solicitante.

• Consulta Interna: Se diligencia el Formato GDC-FO-05 Consulta de documentos, con firma del archivador y del solicitante.

• Consulta Externa: Se tramita la solicitud ante la Secretaria General, para el retiro del mismo, diligenciando el formato GDC-FO-05 Consulta de documentos y se tomará copia del original, la cual permanecerá en el archivo central, en caso de ser negado el préstamo fuera de la institución, no se tramitará el requerimiento y se le notificará al solicitante.

6. Registro Estadístico: Se digita la consulta en el archivo de consultas de Excel consulta documental, después de haber atendido la solicitud, esto se realiza con el fin de llevar un control estadístico e informes de los prestamos realizados.

7. Seguimiento a Documentos Prestados:  Si este se ha devuelto en la fecha establecida en GDC-FO-05 Consulta de documentos, se realiza la petición al usuario a través de una solicitud formal, en caso de esta no ser atendida en los siguientes 3 días hábiles, se reporta al área de Control Interno, para tomar otras medidas de recuperación. 

8. Se unifica la documentación y se consigna en la carpeta de Consultas Documentales por la secretaria de Archivo Central.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Permite llevar un control del acceso a los documentos estableciendo la Fecha, Hora, Tipo de documento, Código, Disposición, Responsable etc.

	TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CREPES & WAFFLES	Página 1 de 1
		VIGENCIA	2018

CONVENCIONES		ENTIDAD PRODUCTORA	OFICINA PRODUCTORA
CT	CONSERVACIÓN TOTAL
E	ELIMINACIÓN		PROCESO
M	MICROFILMACIÓN
S	SELECCIÓN

CÓDIGO	SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES	RETENCIÓN EN ARCHIVO		DISPOSICIÓN FINAL				PROCEDIMIENTOS
		GESTIÓN	CENTRAL	CT	E	M	S

	ELABORÓ		APROBÓ
FIRMA
NOMBRE
CARGO - ROL			MIEMBRO COMITÉ ARCHIVO

SOFTWARE DE ARCHIVO

La Tecnología ha generado un impacto significativo en el Sistema de Archivo, existen Software que hacen mas rápido y fácil este proceso, cubriendo el ciclo de vida de los documentos ya que tratan, protegen, conservan y permiten acceso instantáneo.

Ejemplos:

Es un Sistema para Gestionar la Información de una Empresa y Procesarla, automatizando procedimientos, minimizando tiempos, costos y recursos.

CARACTERÍSTICAS

•    Gestiona procesos y documentos.
• Se acomoda a la organización y su sistema de archivos
• Crea, modifica, organiza, agenda e incorpora los documentos.
• Gestiona los documentos, teniendo en cuenta los parámetros establecidos en el archivo general de la nación.

• 
  

VENTAJA

• Fácil y rápido acceso a la documentación
•  Control total sobre   los documentos.
• Distribución eficaz
•   Ahorro de espacio y materiales.
• Seguridad ergonómica del archivista.

 DESVENTAJAS

• Su valor monetario puede ser costoso.
• Solo acceden personas.
• Autorizadas con una clave y usuario asignada.
• Se debe tener un almacenamiento de copia para los casos de pérdidas.

EMPRESAS QUE UTILIZAN ORFEO

¨ GOBERNACINÓ DE ANTIOQUIA

¨ MINISTERIO DE AGRICULTURA

¨ HOSPITAL DE FONTIBÓN  

¨ CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR

¨ FISCALIA GENERAL DE LA NACIÓN

¨ CORPORACIO CULTURAL BIBLIOTECARIA

¨ COLDEPORTES

¨ SECRETARIA DE GOBIERNO DISRITAL

¨ ADMINISTRACIÓN DE LA FINCIÓNPUBLICA

¨ INSTITUTO NACIONAL DE CONCESIONES

¨ AGENCIA PRESIDENCIAL PARA LA ACCIÓN Y LA COOPERACIÓNTERNACIONAL

¨ PLANEACIÓN MINERO/ENERGETICA

ONBASE

Durante dos años consecutivos, los clientes de  OnBase han obtenido el premio global dela excelencia “Arwards for exellence”  en la gestión de casos concedido por workflow  management coalition. 

OnBase Está diseñada específicamente para la gestión del contenido, permitiéndole cargar y descargar altos volúmenes de documentos sin restricciones del ancho de la banda.

 Características 

         

• Movilidad: Permite acceder y gestionar los documentos y contenidos desde dispositivos móviles. 
• Digitalización y certificación de facturas: Permite, mediante un escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel, en una imagen digital codificada conforme a los formatos admitidos por la AEAT, permitiendo “la destrucción del documento factura original” .

• Colaboración

Proporciona un espacio de trabajo en común para compartir documentos, ideas y conversaciones. incorporado en el sistema de calidad de gestión de contenido empresarial, permite que los usuarios compartan documentos y objetos seleccionados, creen, visualicen y respondan a cadenas de conversación de flujo múltiple relacionadas con documentos.  Objetos.

• Software convertido en soluciones

OnBase, le brinda una solución ECM completa e integrada en un solo producto. Desde que su contenido es capturado, en todo momento y hasta que expire, el mismo está completamente bajo su control. Sin embargo, esto es sólo el inicio. 

DOCUWARE

                  

Es un software de última tecnología que se encarga de la gestión documental de su organización.

Poseemos licencias flexibles y distintos módulos de software que se pueden adaptar a su forma de trabajar y así mismo a las necesidades que su empresa presente.

Características de DocuWare

• Facilidad de uso 
• Tecnologías preparadas para el futuro 
• Integración flexible
• Proceso de control 
• Trabajo fuera de la oficina

Ventajas de DocuWare

• Interfaz intuitiva
• Gestión sencilla 
• Integración rápida 
• Seguridad total para sus datos 
• Capacidad de ampliación flexible
• Estabilidad de cara al futuro 

Desventajas de DocuWare 

• Importante inversión monetaria
• Posible violación de alguna ley por omisión

Empresas que utilizan DocuWare

• Opta Data: Empresa alemana de servicios, utilizan DocuWare en las áreas de contabilidad y atención al cliente. 
• Marketing Personal:  Empresa colombiana de venta directa, utiliza DocuWare en las áreas de cuentas por cobrar y envíos y recepciones.
• Levis: Empresa alemana del sector productivo, utiliza DocuWare en las áreas de atención al cliente y almacenamiento de correos electrónicos.

          

•  Si CREPES & WAFFLES, trabaja con DocuWare, se unirá a los miles de líderes del sector que ya han descubierto la mejor plataforma de gestión de contenido empresarial.

VISITA EMPRESA POSTAL DEPRISA

                               

LEYES Y NORMAS DEPRISA

• LEYES POR LAS QUE SE RIGE LA EMPRESA DEPRISA 

De conformidad con lo establecido en la Ley 1369 de 2009 (Régimen de los Servicios Postales).

TÍTULO VI (explicado anteriormente en los servicios postales) 

• TIEMPOS DE ENVÍOS

NACIONALES

• Entrega de documentos y paquetes en máximo 24 horas

INTERNACIONALES

• Estados Unidos, Canadá o a las principales áreas metropolitanas de Europa y Asia.
• Entregamos sus envíos de 1 a 2 días hábiles antes de las 12m.
• Entregamos sus envíos de 1 a 2 días hábiles antes de las 9:00 a.m.

• TARIFAS

RANGO	TAMAÑO	VALOR
CARGO POR MANEJO	PAQUETES DE CINCO KILOS	$5.200 (CINCO MIL DOSCIENTOS) POR UNIDAD

         

• SERVICIOS 

1. Paquetería y mensajería Premium

2. Paquetería y mensajería Estándar

3. Paquetería y mensajería Especializados

4. Paquetería y mensajería – Otros

5. Paquetería y mensajería Premium

6. Deprisa internacional

• EMBALAJE 

El embalaje, es la envoltura o pieza contenedora que permite transportar, manipular el producto y almacenarlo, individual o grupalmente. Su función principal es la protección y la facilidad de manipulación. Otras funciones del embalaje permiten conocer las condiciones de manejo del producto, si es frágil, requisitos legales, composición, ingredientes, etc.

Para Deprisa, el embalaje lo debe proporcionar el cliente ya que Deprisa no cuenta con el servicio

                                   

• Circulación

 La circulación es sujeta al manejo operativo, en este caso para el embarque y desembarque de los aviones, igualmente para el manejo en los camiones para la entrega.

• Prohibición al momento de enviar un paquete
• No se maneja envíos con baterías, que no cuente con el embalaje y el manejo de celulares.